1. Informations utiles

Numéro de compte IRIT

962 4300

UB/CR

962C624300

Info légales

  • Numéro SIRET : 193 113 834 00017

  • Code APE : 8542Z

Personnes à contacter
Les documents à remplir sont sur l’ENT ici

2. Procédures

2.1. Accueil dans les locaux de la MdR

  • Pour les questions de place et de clefs, voir avec Thierry Val

  • Récupérer un formulaire auprès de l’accueil MDR, a faire compléter par le stagiaire et à faire signer par le responsable du Labo Thierry Val

  • Le déposer à l’accueil avec une attestation de responsabilité civile pour récupérer un badge pour l’entrée.

l’occupation actuelle de la MdR est consultable dans ce fichier partagé.

2.2. Points communs aux missions ou aux achats

  • vérifier sur votre ligne budgétaire d’avoir les fonds nécessaires à la dépense

  • obtenir l’accord de votre responsable d’équipe

  • m’envoyer, par mail, le montant estimé de la dépense

2.3. Missions

2.3.1. Pour les personnels IUT

Les documents IUT sont à télécharger ici.
Pour les missions qui concernent l’IUT (dépenses prises en charge par l’IUT)

  • Remplir localement l’autorisation d’absence en 2 exemplaires à faire signer par votre chef de département

  • Remplir l’OM et l’envoyer à deplacement.iutb@univ-tlse2.fr

Pour les missions qui concernent le budget IRIT-UT2J

  • Remplir localement l’autorisation d’absence en 2 exemplaires à faire signer par votre chef de département (*Nouveauté 2017 : uniquement pour les missions "personnelles"!!)

  • Pour le reste la procédure est commune aux autres membres UT2J (cf. section suivante)

2.3.2. Pour les personnels UT2J

Les documents UT2J sont à télécharger ici.

  • Remplir l’OM (disponible ici) et me l’envoyer (Thierry Val) pour signature.

    Pensez à remplir le Centre de Coût (en haut à droite) avec le numéro d’UB/CR (962 4300 si vous prenez sur les points chercheurs) ainsi que les infos vous concernant pour la "personne à contacter" (en bas)

  • M’indiquer le critère (au réel ou au forfait) et que votre responsable d’équipe est OK.

  • Je vous transmets l’OM signé en version électronique et envoie l’original à Muriel Dhellemmes

  • Vous devez contacter Muriel Dhellemmes pour lui envoyer tous les documents nécessaires à la mission (nottamment si un billet doit être pris).

2.3.3. Pour les déplacements hors Europe

Il faut obtenir l’accord du fonctionnaire sécurité défense (Pierre-Yves Boisseau) 3 semaines avant le départ en mission.

Nouveauté 2017

Les autorisations d’absences n’ont plus à être demandées pour les missions professionnelles à l’étranger (depuis la note de service du 25 juillet publiée au Bulletin Officiel n° 27 du 24 août 2017).

Lui adresser par mail les éléments suivants :

  • date et durée de la mission,

  • pays,

  • organisme d’accueil.

Il traite la demande et adresse l’avis à la présidence, vous serez en copie.

Depuis le 28/10/2015, les ordonnateurs ont l’autorisation de signer la demande d’ordre de mission pour tous les déplacements à l’étranger. Par contre, il faut toujours obtenir l’avis favorable de Pierre-Yves Boisseau.

2.3.4. Etats de mémoire frais

À l’issue de votre mission, vous devez remplir un état de vos frais sur le document qui convient.

Pour trouver les montants des remboursements étrangers : http://www.economie.gouv.fr/dgfip/mission_taux_chancellerie/frais

2.4. Achats

Tout part de la demande d’achat à me transmettre. Je la signe et la transmets à Patricia Vidal.

2.4.1. Marchés

Merci de faire viser avant toutes commandes la demande d’achat au service informatique concerné pour validation de conformité du marché :

  • Matériels et consommables informatiques: Sophie CORRE corre@univ-tlse2.fr (service informatique MDR)

  • Logiciels : Ghislain DELRIEU delrieu@univ-tlse2.fr (Service informatique UT2J)

  • Matériel audiovisuel : Marie-Neige BRIQUET-SANCHEZ (Service DTICE)

Et de bien vouloir joindre le devis retenu à la demande d’achat. Pour éviter l’excès de consommation de papier vous pouvez transmettre les documents par courriel (en copie) à Patricia Vidal lors de l’envoi de demande de visa. Sauf pour le matériel audiovisuel : les originaux doivent être envoyé au service DTICE.

3. Cas particuliers

3.1. Stages

3.1.1. Après réalisation de la convention de stage :

La Direction de l’Université a pris depuis décembre 2015 une assurance auprès de La MAIF pour assurer les stagiaires qui font un stage au sein de l’UT2J.

En conséquence, vous n’êtes plus obligé de faire une demande d’assurance auprès de {assurance}, de rédiger un bon de commande et de mandater la dépense. L’administration centrale prend à sa charge la dépense annuelle pour ces stagiaires.

Il vous appartient seulement de demander une attestation et de la transmettre au service juridique en même temps que le contrat de stage.

3.1.2. Le dossier complet (documents nommés ci-dessous)

est à remettre au cabinet Président de l’Université pour signature :

  • la convention en 4 exemplaires ou plus : prévoir autant d’exemplaire que de partenaire (stagiaire, laboratoire, Maitre de stage, partenaire extérieur…​) et 1 exemplaire supplémentaire pour l’Agence Comptable

  • le devis de La MAIF (signé, avec la mention « bon pour accord », du responsable du service, laboratoire, composante concerné(e, s)…​)

  • le bon de commande signé de l’ordonnateur

3.1.3. Dès réception de la facture de La MAIF

Le gestionnaire financier la met en paiement avec :

  • 1 exemplaire de la convention de stage

  • le devis de La MAIF

  • et le bon de commande

3.1.4. Pour la gratification de stagiaire (qui effectue leur stage dans les locaux de l’UT2j)

Il convient de fournir avec la fiche étudiant dument remplie :

  • la carte d’étudiant,

  • la carte vitale,

  • l’attestation d’assurance responsabilité civile (PDF)

  • un RIB au nom de l’étudiant

  • carte de séjour (si étudiant étranger)

  • 1 original de la convention de stage signée impérativement du Président de l’UT2J.

La convention de stage est à télécharger ici

3.2. Service Valorisation et partenariats

En lien avec la DAR (Direction d’Appui à la Recherche), dirigé par Sophie Périard, le Service Valorisation et partenariats peut nous aider dans la recherche de financement (notamment les réponses aux appels ANR, IDEX, …​) et à l’aide au montage des projets de recherche. N’hésitez pas à contacter Clothilde Haccart.

4. FAQ

Dans ce qui suit, les logos qui accompagnent les réponses aux questions signifient :

  • appbar.weather.sun ⇒ réponse certifiée par les services

  • appbar.weather.overcast ⇒ réponse acceptée mais compliquée

  • appbar.weather.thunder ⇒ manip "limite" ou pas validée

4.1. Prise en compte des frais d’inscription ?

Comment faire payer par le labo une inscription à une conférence?

Réponse

appbar.weather.overcast Deux situations se présentent :

La conférence accepte des bons de commande

Il faut alors :

  • établir la demande d’achat (comme un achat classique)

  • faire établir une fiche fournisseur si la conférence n’est pas déjà connue des services comptables (cas le plus courant)

La conférence n’accepte pas les bons de commande (cas le plus courant)

Il faut alors avancer l’inscription et noter sur le bon de commande (dans la partie "renseignements complémentaires") le montant de l’inscription. Vous pouvez ensuite demander une avance de la mission pour prendre en compte la gène de l’avance.

Tous les documents sont sur l’ENT ou plus simplement à demander à Muriel Dhellemmes.

4.2. Jury de thèse/HdR ?

Comment organiser la venue d’un jury de thèse (ou d’HdR)?

Réponse

appbar.weather.overcast Pour les réservations de jury de thèse il faut :

  • remplir une fiche de suivi, Il faut mentionner les demandes précises (vol ou train avec horaires précis et nuitée si il y a lieu);

  • la faire signer par Thierry Val et transmettre à Irène Figuerola;

  • Irène Figuerola contactera ensuite les membres du jury pour leur faire remplir une fiche agent + rib.

Tous les documents sont sur l’ENT ou plus simplement à demander à Muriel Dhellemmes.
Précision sur la prise en charge UT2J

Pour activer la prise en charge de l’UT2J aux frais de jury (450€ pour les thèses, 1000€ pour les HdR), Nathalie Rigouste doit être au courant (elle le sera par Irène Figuerola). Celle-ci effectue le virement dès la demande de prise en charge (l’année N donc).

Les versements en année N+1 ne concernent que les co-tutelles (1500€).

4.3. AirBnB ?

Est-il possible de réserver ses nuités auprès de Airbnb?

Réponse

appbar.weather.sun Oui, il faut simplement présenter le justificatif de paiement ou la facture.

4.4. Repas (thèse/HdR) hors UT2J ?

Comment prendre en charge un repas (jury de thèse, d’HdR, etc.) hors UT2J?

Réponse

appbar.weather.sun Pour les repas avec bon de commande classique, c’est Patricia Vidal qui s’en occupe. Muriel Dhellemmes le fait uniquement dans le cadre des jurys de thèse/HDR UT2J qui sont subventionnés par UT2J. Il faut donc envoyer à Patricia Vidal un bon d’achat (ou plusieurs) pour les repas en s’assurant que le ou les fournisseurs sont dans la base SIFAC. Si un fournisseur n’est pas dans la base SIFAC il faut lui faire remplir une fiche idoine.

4.5. Dépassement des plafonds de remboursement

Il arrive que l’on doive rembourser des invités extérieurs (personnalités extérieures de qualité et de haut niveau pour les invitations hors colloque, séminaire, congrès symposium, table ronde, atelier de travail) au-delà du barême national.

Réponse

appbar.weather.sun L’arrêté ci-dessous doit être présenté lors de l’émission du bon de commande pour la réservation de l’hôtel (max 120€/nuit) ou lors de la demande de mission pour un remboursement après coup.

Pour les colloques, les frais d’hébergement peuvent déroger aux barêmes forfaitaires en vigueur. Dans ce cas, le budget prévisionnel du colloque présenté dans le vaedemecum doit préciser le montant retenu.

depassement

4.6. Comment prendre en charge l’inscription d’un co-auteur à une conf ?

Il arrive que l’on n’aille pas présenter un papier à une conférence, mais que l’on souhaite participer aux frais de la mission en prenant en charge une partie des frais du co-auteur qui s’en charge par exemple.

Réponse

appbar.weather.overcast Le mieux est de passer par une demande de prise en charge qui implique :

  • de remplir une fiche agent extérieur

  • de remplir une demande de prise en charge

  • de fournir tous les justificatifs de frais habituels

4.7. Comment faire croire à ma machine qu’elle est à l’IRIT?

Je n’arrive pas à accéder aux publications des revues auxquelles l’IRIT est abonné?

Réponse

appbar.weather.sun Pour être identifié à l’IRIT et visualiser les publies dans ScienceDirect par exemple, il est possible de faire un tunnel SSH et passer par le proxy :

ssh sash.irit.fr -l <login irit> -L12345:proxy.irit.fr:8001 -N

Que l’on peut mettre dans une boucle while pour éviter la déconnexion :

while true ; do ssh sash.irit.fr -l <login irit> -L12345:proxy.irit.fr:8001 -N ; done

Sous Windows, utiliser PuTTY pour faire la même chose (dans SSH > Tunnels)

Sous Linux comme Windows, vous pouvez passer par votre couple de clé publique/privée pour ne pas avoir à taper le mot de passe.

Une fois le tunnel établi, dans les proxys du navigateur web, indiquer 127.0.0.1:12345 comme proxy pour emprunter le tunnel.

il est possible d’utiliser un plugin comme proxy selector (module firefox) pour activer/désactiver le proxy sur un simple clic.
Voir aussi documentation VPN de l’IRIT

4.8. Livraisons

Comment puis-je savoir si ma commande a été livrée ?

Réponse

appbar.weather.sun Surtout pas en contactant Patricia Vidal!! Vous pouvez vous renseigner auprès :

  • du service livraison

  • du service de votre fournisseur qui a réceptionné le bon de commande, pour savoir si le produit est parti, s’il a bien été livré et dans ce cas de vous faire communiquer l’endroit.

4.9. Liste de diffusion ?

Comment puis-je m’abonner à la liste de diffusion irit-ut2j@irit.fr ?

Réponse

appbar.weather.sun La liste irit-ut2j@irit.fr est le seul canal de diffusion des informations collectives. Pour s’y abonner il suffit, depuis l’adresse email de votre choix, d’envoyer un email à sympa@irit.fr avec pour objet :

subscribe irit-ut2j prénom nom

4.10. Montant des frais de mission

Comment puis-je estimer les remboursements de mes frais de missions (par exemple pour estimer une avance) ?

Réponse

appbar.weather.sun

4.11. Problèmes techniques

Que faire si j’ai besoin de faire intervenir un technicien à la MdR ?

Réponse

appbar.weather.sun Pour l’instant il en existe même plusieurs!

Il faut ouvrir un ticket ici : https://aladin.univ-tlse2.fr/ut2j/ticket. Le responsable technique affecté aux locaux IRIT-UT2J de la MdR est Sophie Corré.

4.12. Passage d’HdR

Comment se passe la procédure d’HdR à l’UT2J ?

Réponse

appbar.weather.sun

Tout est ici : http://ded.univ-tlse2.fr/accueil/scolarite/formalites-hdr/

4.13. Logements pour invités ?

Y-a-t’il des logements prévus à l’UT2J pour les séjours des invités ?

Réponse

appbar.weather.sun Il n’y a pas de logements dédiés sur le campus malheureusement. En revanche, il est possible de réserver une chambre pour un court séjour auprès du CROUS directement : http://www.crous-toulouse.fr/logements/demander-un-logement/courts-sejours/

4.14. La sécurité à l’IRIT

Qui contacter dès qu’on accueille un (ou que l’on veut se rendre à l') étranger ?

Réponse

appbar.weather.overcast
Plus d’information sur le site de l’IRIT : https://websecu.irit.fr/Hebdo/Public/actus.php?numero=3917

4.15. Impressions de thèses et de posters

Comment imprimer un poster ou une thèse aux frais du labo ?

Réponse

appbar.weather.sun

Contacter Irène Figuerola (avec copie à Thierry Val pour accord) avec les informations précises :

  • convention sur laquelle prendre les frais (ou nom de l’équipe si sur les points-chercheurs)

  • Nombre de pages

  • S’il y a des pages couleurs et combien

  • Nombre d’exemplaires

  • Le PDF

L’impression doit obligatoirement passer par l’imprimerie de l’UT2J (Magalie Garros). Le service imprimerie établit un devis que Irène Figuerola fais signer par Thierry Val. Le délai d’impression est de 4 à 5 jours ouvrables.

Pour les posters :

impression

Il faut passer par l’application "Comptoir impression" accessible via l’intranet ici.

Il faut créer un compte si ce n’est pas déjà fait, puis téléphoner au 05 61 50 41 87 (Lisa) pour faire valider votre compte (ça prend un peu de temps). Le compte à spécifier est 962C624300. L’indicateur est soit DS (Diffusion des Savoirs), pour un Poster en conférence par exemple, soit SO (Sans Objet).
support
Pensez à préciser à Irène Figuerola sur quel ligne budgétaire prendre les frais.

4.16. Invitation d’un chercheur

Quelle est la procédure pour inviter un collègue pour un séjour au laboratoire ?

Réponse

appbar.weather.sun

Contacter Irène Figuerola (avec copie à Thierry Val pour accord) avec les informations précises :

  • convention sur laquelle prendre les frais (ou nom de l’équipe si sur les points-chercheurs) liés éventuellement à la mission de l’invité

  • dates précises (arrivée/départ)

  • si vous avez besoin d’un bureau à la MdR (et le numéro de bureau si vous avez une préférence).

Pour les étrangers, il faut effectuer une demande au FSD (cf. La sécurité à l’IRIT).

Si vous avez besoin de comptes ou d’accès IRIT, il faut voir directement avec l’accueil de l’IRIT.

4.17. Eduroam

Pour configurer vos machines, tablettes et téléphone pour Eduroam :

Réponse

Pour télécharger l’installeur d’eduroam : https://cat.eduroam.org/

Aide : https://www.univ-tlse2.fr/wi-fi/reseau-sans-fil-eduroam-142729.kjsp

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